RFP란? 작성방법, 템플릿 예시, 무료 양식 다운로드하기

사업을 확장하거나 새로운 프로젝트를 추진할 때, 적합한 파트너를 찾는 것은 매우 중요한 일인데요. 특히 복잡한 프로젝트일수록 체계적인 입찰 과정을 통해 최적의 공급업체를 선정해야 성공 가능성을 높일 수 있습니다. 바로 이때 사용되는 것이 RFP(제안요청서 · Request for Proposal)인데요. 이번 글에서는 RFP가 무엇인지, 그 역할과 작성 방법 등에 대해 자세히 알아보고, 참고할만한 템플릿 예시, 양식 다운로드까지 진행해볼게요!

RFP 작성방법 알아보고 양식 다운로드 받자!

 

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RFP란 무엇인가?

RFP는 특정 프로젝트나 서비스에 대한 입찰을 요청하는 문서를 말합니다. 발행 기관이나 기업은 프로젝트의 요구 사항과 목표를 명확히 설명하고, 입찰자들이 이를 기반으로 적합한 제안을 제출하도록 요청해야 해요.
 
RFP는 특히 복잡한 프로젝트에서 효과적인데, 여러 업체의 제안을 비교해 최적의 솔루션을 선택할 수 있도록 돕기 때문입니다. 예를 들어, 한 회사가 새로운 소프트웨어 시스템을 도입하려고 할 때, 이 회사는 RFP를 통해 다양한 공급업체로부터 시스템 구축 제안을 받을 수 있죠. 이 과정에서 회사는 공급업체의 기술력, 가격, 그리고 프로젝트 수행 능력을 종합적으로 평가해 최적의 파트너를 선택할 수 있습니다.

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RFP의 주요 구성 요소

성공적인 RFP를 작성하려면, 몇 가지 필수 요소를 포함해야 합니다. 다음은 일반적인 RFP의 주요 구성 요소이니 확인해보세요.

구분	설명
1. 소개 및 배경	RFP의 도입부는 대부분 회사 및 프로젝트의 배경을 설명하는 부분이 들어가는 것이 일반적이다. 이 섹션에서는 프로젝트가 왜 필요한지, 어떤 문제를 해결하려고 하는지, 그리고 기대하는 결과가 무엇인지를 명확하게 전달해야 한다. 입찰자가 프로젝트의 전반적인 맥락을 이해하는 데 도움을 주기 위해서다.
2. 프로젝트 범위	프로젝트 범위 섹션에서는 수행해야 할 작업, 산출물, 그리고 일정에 대해 상세히 설명해야 한다. 이 부분은 매우 구체적이어야 하며, 입찰자가 프로젝트를 완수하기 위해 필요한 모든 사항을 이해할 수 있어야 한다. 예를 들어, 주요 작업 단계와 마일스톤을 포함해 프로젝트의 진행 상황을 명확히 설명하는 것이 중요하다
3. 입찰 제출 지침	입찰자들이 제안서를 어떻게 제출해야 하는지에 대한 명확한 지침도 필수적이다. 이 섹션에는 제안서의 형식, 제출 기한, 그리고 제출 방법(이메일, 우편 등)을 정확하게 명시해야 한다. 제안서의 형식의 경우, 입찰자들에게 일관된 형식을 요구하면, 이후 비교와 평가가 훨씬 수월해진다.
4. 평가 기준	RFP에 응답하는 입찰자들은 제안서가 어떻게 평가될지 알고 싶어한다. 평가 기준을 명확히 제시함으로써 입찰자들이 평가에 필요한 요소에 더 집중할 수 있도록 할 수 있다. 예를 들어, 가격, 기술적 능력, 이전 경험, 혁신성 등을 평가 요소로 설정할 수 있다.
5. 예산	RFP에는 예산 범위를 명시하는 것이 필요하다. 예산 정보는 입찰자들이 적절한 솔루션을 설계하는 데 도움이 되며, 제안된 비용이 프로젝트 목표와 맞는지 판단하는 데 중요한 기준이 된다.
6. 계약 조건	RFP에는 계약 조건과 관련된 정보도 포함되어야 한다. 예를 들어, 계약 유형(고정 가격, 시간당 비용 등)과 지불 조건을 명확히 기술해야 한다.
7. 지원 자료 및 Q&A	프로젝트를 더 명확히 이해할 수 있도록 지원 자료(추가 기술 문서 등)를 제공하면 좋다. 또한, 입찰자들이 제안서를 작성하는 동안 궁금한 사항을 문의할 수 있는 Q&A 세션을 별도로 진행하거나, 담당자를 지정해서 연락처를 공유해 입찰자들과 원활하게 소통이 될 수 있도록 한다.

 

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RFP 템플릿 (예시)

일반적인 RFP 양식을 위한 템플릿을 확인해  보겠습니다. 각 항목들은 고정적인 것은 아니며, 프로젝트에 맞게 수정해서 쓰시면 됩니다.

제안 요청서 (RFP)
프로젝트 이름: [프로젝트 제목]

- 발행 기관: [발행하는 회사 또는 조직의 이름]
- 발행 날짜: [날짜]
- 응답 마감일: [응답 제출 마감 날짜]

1. 소개 및 배경
- 회사 소개: [회사 또는 조직에 대한 간략한 설명, 역사 및 업적]
- 프로젝트 배경: [프로젝트의 배경 및 목적에 대한 설명]
- 프로젝트 목표: [이 프로젝트로 달성하려는 목표 및 기대하는 결과]

2. 프로젝트 범위
- 작업 설명: [프로젝트에서 수행해야 할 작업 및 요구 사항 설명]
- 예상 결과물: [프로젝트 완료 후 제공해야 할 산출물 목록]
- 프로젝트 일정: [프로젝트 완료를 위한 주요 마일스톤 및 예상 기한]

3. 입찰 제출 지침
- 제안서 제출 방법 [제안서를 제출하는 방법, 제출처 및 연락처 정보]
- 응답 형식: [제안서가 포함해야 할 섹션 및 형식 요구 사항 (예: PDF, MS Word 등)]
- 제출 마감일: [제안서 제출 기한과 시간]

4. 평가 기준
- 평가 방법: [제안서를 평가하는 기준과 방법 (예: 가격, 기술력, 경험 등)]
- 우대 조건: [우대할 요소들 (예: 관련 프로젝트 경험, 인증, 지역 업체 등)]

5. 예산예산
- 예산 범위: [프로젝트의 예상 예산 또는 입찰자에게 제공할 수 있는 예산 범위]

6. 계약 조건
- 계약 유형: [고정 가격 계약, 시간과 자재 계약 등 계약 유형 설명]
- 지불 조건: [지불 일정 및 조건 설명]
- 계약 기간: [프로젝트 계약 기간 설명]

7. 지원 자료
- 기술 자료: [프로젝트에 대한 추가적인 기술 자료 또는 설명 문서 첨부]
- Q&A 세션: [입찰자에게 제공할 수 있는 질문 및 답변 세션 일정]

8. 기타 요구 사항
- 보험 및 법적 요구사항: [프로젝트 수행 시 요구되는 보험 및 법적 요구사항]
- 보고 및 커뮤니케이션: [프로젝트 진행 중 정기적인 보고 및 커뮤니케이션 요구사항]

※ 문의 사항
[담당자 이름]
[연락처 정보]
[이메일 주소]

 

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업무상 급작스럽게 RFP를 작성해야한다면, 무료로 받아볼 수 있는 RFP 양식을 활용하는 것이 가장 빠른 방법일 수 있는데요. 국내외 마케팅 대행사, 입찰대행사 등 다양한 업체에서는 무료로 RFP 템플릿을 제공하고 있습니다. 저는 국문/영문용 RFP 다운로드를 받을 수 있는 두 곳을 추천해보려고 해요.
 
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캐스팅앤 무료 RFP 템플릿 양식(국문) (출처: https://www.castingn.com/sourcing/kkultip_detail/211

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※ 조달청 제안요청서 작성 가이드

 

조달청이 공공조달을 위해 발주기관이 쉽고 빠르게 공공정보화사업업을 발주할 수 있도록 지원하기 위해 발간한 가이드도 참고해볼만 하더라고요. 조달청은  2014년 처음 가이드를 발간, 2016년에 1차 개정판을 발간했으며, 빠르게 변화하는 공공정보화 사업의 법령 개정과 트렌드를 반영하기 위해 2024년 개정판을 추가 발간했습니다.
 
이 가이드는 국가기관, 지방자치단체, 공공기관의 정보화사업 제안요청서 작성 시 실무자가 활용할 수 있도록 구성되어 있어요. 주요내용으로는 제안요청서에 대한 정의, 기능, 작성절차 및 방법, 표준 제안요청서 템플릿 등 고려해야 할 전반적인 사항을 담고 있습니다.
 
아래 페이지에서 파일을 다운로드 받으면, 구체적인 제안요청서 작성 가이드는 물론, 16가지 표준화된 제안요청서를 작성할 수 있는 템플릿을 확인할 수 있어요. 아주 유용합니다.  (게시글의 "파일" 제안요청서작성가이드(2024).zip (40.1 MB) 다운로드)
 

★국문★ 제안요청서(RFP) 작성가이드 2024 (16개 템플릿 별첨) 👉👉👉 [나라장터] 
 

위 링크에서 zip파일을 다운받아 압축풀기를 하면 16개 제안요청서를 확인할 있다.

 

RFP 예시 파일 다운로드

처음 RFP를 작성하는 사람이라면, 우선 다양한 RFP의 예시를 살펴보는 것 또한 중요할텐데요. 기존 문서에서 차용할 수 있는 부분, 참고할 수 있는 부분이 있을지 꼼꼼히 읽어보세요.
 

★국문★ RFP 예시 다운로드 👉👉👉 [한국자동차연구원]
 
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★영문★ RFP 예시 다운로드 👉👉👉 [Chesapeake Bay Trust]

 
 

 

다음 포스팅에서는 RFP와 비슷하지만 다른 개념인 RFQ, RFI에 대한 설명을 이어가 보도록 하겠습니다 :)

RFP, RFQ, RFI의 차이점과 작성시 유의할 점